POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y DE LA INFORMACIÓN
Carlos Eduardo Mancera Gallego, identificado con cedula de ciudadanía No. 1.033.727.084, como titular de la marca Choofer Colombia, domiciliada en la Carrera 69b No. 24-10, Int. 3, Apto 501 de Bogotá D.C., Colombia, con correo electrónico choofer.envios@gmail.com y teléfono (+57) 320 823 9424, ha desarrollado la presente Política de Tratamiento de la Información (en adelante, “Política”), en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, Decretos 1377 de 2013 y 1074 de 2015 y demás normas concordantes, con el principal propósito de establecer los términos bajo los cuales CHOOFER COLOMBIA recolecta, trata y/o usa información de Usuarios, Afiliados o terceros (en adelante, “Titulares”), de acuerdo con las definiciones incluidas en los Términos y Condiciones. Así mismo, esta política pretende informar sobre los procedimientos y mecanismos dispuestos por CHOOFER COLOMBIA para hacer efectivos los derechos de los Titulares.
- OBJETIVO
Por medio del presente manual se da cumplimiento a lo previsto en el literal k) del artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, que regula los deberes que asisten a los responsables del tratamiento de datos personales, dentro de los cuales se encuentra el de adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos. Así mismo tiene la finalidad de regular los procedimientos de recolección, manejo y tratamiento de los datos de carácter personal que realiza CHOOFER COLOMBIA, a fin de garantizar y proteger el derecho fundamental de habeas data en el marco de lo establecido en la misma ley.
CHOOFER COLOMBIA está comprometida a proteger la veracidad, confidencialidad, transparencia, integridad y seguridad de la información personal que los titulares de la información nos confían.
Mediante comunicado por correo electrónico, cartelera, informa a los clientes, proveedores y demás titulares de los datos, que CHOOFER COLOMBIA no comparte información personal con terceros, excepto en lo que concierne al correcto desarrollo de los contratos y negocios jurídicos celebrados con ellos, así como para las finalidades que autoricen y para los casos permitidos por la Ley. Así mismo, la Fundación divulga y da a conocer a sus clientes, proveedores las políticas para la Protección de Datos Personales, al momento en que la relación comercial es establecida.
- ALCANCE
El Manual de Políticas y Procedimientos para la Protección de Datos personales, tiene como marco de referencia las disposiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 del 27 de junio de 2013 por el cual se reglamente parcialmente dicha ley.
El manual aplica a todos los niveles de la organización; de este modo, constituye un compromiso formal y responsable para facilitar la implementación y el cumplimiento de la ley 1581 de 2012, respecto a la reglamentación de aspectos relacionados con la autorización del titular de la información para el tratamiento de sus datos personales, las políticas de tratamiento de los responsables y encargados, el ejercicio de los derechos de los titulares de información, las transferencias de datos personales.
- DEFINICIONES PRINCIPALES
Las expresiones utilizadas en mayúsculas en esta Política tendrán el significado que aquí se les otorga, o el significado que la ley o la jurisprudencia les den, detallado en las siguientes:
- “Autorización”: Es el consentimiento previo e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
- “Base de Datos”: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de
Tratamiento.
- “Dato Personal”: Es cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias
personas naturales determinadas o determinables.
- “Dato Público”: Es aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
- “Dato Sensible”: Es aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
- “Encargado del Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- “Responsable de Tratamiento”: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
- “Titular” del Dato Personal: Es la persona natural a quien se refiere la información que reposa
en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho.
- “Transferencia”: Es el Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia a un receptor, que a su vez es Responsable de Tratamiento.
- “Transmisión”: Es el Tratamiento de Datos Personales mediante el cual se comunican los mismos, internamente o con terceras personas, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando dicha comunicación tenga por objeto la realización de cualquier actividad de Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
- “Tratamiento de Datos Personales”: Es cualquier operación o conjunto de operaciones sobre
datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- “Aviso de Privacidad”: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de la información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
- AUTORIZACION
La recolección de datos, almacenamiento, uso, circulación o supresión de datos personales por parte de CHOOFER COLOMBIA, como lo indica el procedimiento de afiliación de asociados; requerirá del consentimiento libre, previo, expreso e informado por el titular de los mismos, para tal efecto CHOOFER COLOMBIA ha dispuesto los canales y medios necesarios para obtener la autorización de los titulares garantizando en todo caso que sea posible la verificación del otorgamiento de dicha autorización.
- Mecanismos para otorgar la autorización: La autorización puede constar de un documento físico, electrónico o cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta. La autorización será emitida por CHOOFER COLOMBIA y será puesta a disposición del titular previo al tratamiento de sus datos personales, de acuerdo con lo previsto en la ley 1581 de 2012.
- Prueba de la autorización: CHOOFER COLOMBIA, conservará en la carpeta del cliente, proveedor o empleado cuándo y cómo obtuvo autorización de los titulares para el tratamiento de sus datos.
Así mismo conservará el modelo del aviso de privacidad que se transmita a los titulares mientras se lleve a cabo el tratamiento de los datos personales y perduren las obligaciones que de este se deriven.
- Revocatoria de la autorización: Los titulares podrán en todo momento solicitar al responsable o encargado la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en la ley 1581 de 2012, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Las solicitudes de revocatoria de autorización serán atendidas en los mismos plazos establecidos para la atención de reclamos.
- PRINCIPIOS
CHOOFER COLOMBIA, los responsables y/o Encargados realizarán el Tratamiento de Datos Personales dando cumplimiento a los principios establecidos en la ley 1581 de 2012 y, en especial, los enunciados a continuación:
- Autorización previa: El Tratamiento de Datos Personales se realizará una vez se haya obtenido la Autorización previa e informada del Titular, salvo que la ley establezca una excepción a esta regla. CHOOFER COLOMBIA podrá obtener la Autorización de las siguientes formas: (i) por escrito, (ii) de forma oral o (iii) mediante conductas inequívocas del Titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización, no considerándose el silencio como una conducta inequívoca.
- En caso de que los Datos Personales hayan sido obtenidos con anterioridad a la ley 1581 de 2012, CHOOFER COLOMBIA buscará obtener la autorización del Titular, siguiendo lo establecido por el Decreto 1377 y demás normas concordantes.
- Finalidad autorizada: El Tratamiento de Datos Personales obedecerá a las finalidades establecidas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular y el Tratamiento no podrá extralimitar las finalidades consentidas por el Titular.
- Acceso y Circulación restringida: El Titular de los Datos Personales podrá tener acceso a sus Datos Personales objeto de tratamiento, de conformidad con los términos establecidos en esta Política. Por otro lado, solo el personal autorizado de CHOOFER COLOMBIA podrá realizar el Tratamiento de los Datos Personales.
- Necesidad y Razonabilidad: CHOOFER COLOMBIA no usará los Datos Personales más allá del plazo razonable y solo lo hará en la medida que éste sea necesario de acuerdo con la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales.
Los principios que se detallan a continuación constituyen los parámetros generales que serán aceptados por CHOOFER COLOMBIA para los procesos de recolección, uso y tratamiento de los datos personales así:
- Principio de Finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la constitución y la ley, la cual debe ser informada al titular.
- Principio de Libertad: El Tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento.
- Principio de Veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable, y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
- Principio de Transparencia: En el tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener de CHOOFER COLOMBIA, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
- Principio de acceso y circulación restringida: Los datos personales salvo la información pública no podrán estar disponibles en Internet, u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los titulares o terceros autorizados.
- Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por parte de CHOOFER COLOMBIA, se protegerá mediante el uso de medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.
- CATEGORÍAS ESPECIALES DE DATOS
- DATOS SENSIBLES
Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
- TRATAMIENTO DE DATOS SENSIBLES
Se prohíbe el Tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:
- El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
- El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
- El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
- El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.
- AUTORIZACIÓN ESPECIAL DE DATOS PERSONALES SENSIBLES
LA SUPERINTENDENCIA DE INDUSTRIA Y COMERCIO informará a través de los diversos medios de obtención de la autorización a todos sus titulares, que en virtud de la ley 1581 del 2012 y normas reglamentarias estos no están obligados a otorgar la autorización para el tratamiento de datos sensibles.
- TRATAMIENTO Y FINALIDADES
CHOOFER COLOMBIA, los Responsables y/o Encargados recolectarán, utilizarán, almacenarán, transferirán, transmitirán y en general, tratarán los Datos Personales de los Titulares, en el desarrollo de sus actividades comerciales y con atención a las siguientes finalidades:
- Cumplir los contratos celebrados y/o obligaciones adquiridas con los Afiliados, proveedores, contratistas y empleados.
- Comercialización y/o mercadeo de nuevos servicios o productos de CHOOFER COLOMBIA
y/o de terceros.
- Invitar a eventos organizados o patrocinados por CHOOFER COLOMBIA
- Cumplir con los procesos internos de CHOOFER COLOMBIA en materia de administración y laboral.
- Cumplir con obligaciones legales en materia tributaria, laboral y demás.
- Desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
- Desarrollo de estudios académicos, históricos y/o estadísticos, los cuales podrán ser comercializados.
- Las demás finalidades que determine CHOOFER COLOMBIA y/o los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
Así mismo sobre los particulares con inclusión de lo descrito, se tratarán:
- CLIENTES
CHOOFER COLOMBIA, en el desarrollo de su objeto social y actividad económica, actúa como Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales que se encuentren en sus bases de datos.
Tienen por finalidad utilizar esta información para la debida prestación del servicio por parte de
CHOOFER COLOMBIA, así como para enviarles información que pueda ser de su interés.
- PROVEEDORES O CONTRATISTAS
Para cumplir de manera efectiva con las obligaciones derivadas de la compra de bienes o contratación de servicios, CHOOFER COLOMBIA recopila y hace tratamiento de información de proveedores. Se almacena la base de datos para realizar contratos y/o mantenerla actualizada.
La información relacionada a la calidad tributaria de los proveedores, a fin de identificar las retenciones y descuentos aplicables de los cual se le debe hacer reporte a la DIAN y a la SECRETARIA DE HACIENDA DISTRITAL.
- EMPLEADOS
CHOOFER COLOMBIA almacena base de datos con el fin de consultar, transferir, circular y procesar la información personal de los empleados con la finalidad de ejecutar y desarrollar el contrato de trabajo, así mismo como dar aplicación a la legislación y reglamentos en materia laboral, seguridad social, riesgos laborales.
Parágrafo: La empresa CHOOFER COLOMBIA en el desarrollo de su actividad económica podrá revisar, consultar y guardar en las páginas y bases de datos Web, la información encontrada en las Centrales de Información de Riesgo y entidades crediticias concerniente con el comportamiento comercial y crediticio de sus Afiliados, proveedores, inversionistas, contratistas y empleados.
- DERECHOS Y DEBERES DEL TITULAR
Los Titulares de Datos Personales tienen derecho a:
- Consultar, actualizar y rectificar sus Datos Personales tratados por CHOOFER COLOMBIA, por los Responsables y/o los Encargados.
- Solicitar el retiro o supresión de sus Datos Personales en Bases de Datos de propiedad de CHOOFER COLOMBIA o en las cuales CHOOFER COLOMBIA actúe como Responsable o Encargado.
- Conocer esta Política y sus modificaciones. El acceso a las modificaciones deberá hacerse de manera previa a la implementación de éstas.
Dentro de los deberes de CHOOFER COLOMBIA respecto al tratamiento de datos personales: Tendrá presente, en todo momento, que los datos personales son propiedad de las personas a las que se refieren y que solo ellas pueden decidir sobre los mismos. En este sentido, hará uso de ellos solo para aquellas finalidades para las que se encuentra facultado debidamente, y respetando en todo caso la Ley 1581 de 2012 sobre protección de datos personales.
De conformidad con lo establecido en el artículo 17 de la ley 1581 de 2012, CHOOFER COLOMBIA, se compromete a cumplir con los siguientes deberes:
- Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
- Solicitar y conservar, en las condiciones previstas por la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular.
- Informar debidamente al titular, sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
- Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
- Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
- Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos personales, así como el trámite a consultas y reclamos formulados por los titulares, de acuerdo con los términos previstos en los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
- Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos, para garantizar el adecuado cumplimiento de lo previsto por ley en especial lo relacionado con la atención de consultas y reclamos.
- Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso únicamente datos cuyo tratamiento este previamente autorizado.
- Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
- Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los titulares.
- Cumplir las instrucciones que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio
Los Titulares podrán ejercer sus derechos de acuerdo con los procedimientos establecidos en esta Política y deberán acreditar su legitimación de conformidad con lo establecido en el artículo 2.2.2.25.4.1. del Decreto 1074 de 2015.
Los Titulares deberán demostrar su identidad mediante la presentación de su cédula de ciudadanía o documento de identificación original. Los menores de edad deberán ejercer sus derechos a través de sus padres o de quien(es) detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.
- SEGURIDAD DE LA INFORMACION
En desarrollo del principio de seguridad establecido en la Ley 1581 de 2012, CHOOFER COLOMBIA adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas, que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, perdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
De acuerdo a lo anterior CHOOFER COLOMBIA mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información.
Las disposiciones para la utilización durante el tiempo de trabajo de teléfonos celulares personales u otros dispositivos electrónicos de carácter personal, y la utilización de dispositivos de captación de datos en equipos, será objeto de reglamentación por parte de la dirección, con el fin de dar cumplimiento a la Ley de Habeas Data, garantizar la reserva sobre datos personales de asociados, colaboradores, clientes, proveedores y terceros en general, y prevenir la filtración de datos que por disposición de la ley deben ser confidenciales.
- ÁREA ENCARGADA DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS
El área encargada, al interior de CHOOFER COLOMBIA, de la recepción y atención de peticiones, quejas, consultas y reclamos de todo tipo relacionados con los Datos Personales será:
- Área encargada: Administrativa
- Dirección Oficial de Protección de Datos Personales: Carrera 69b No. 24-10, Int. 3, Apto 501, Bogotá D.C, Colombia.
- Teléfono: (+57) 320 823 9424
- Correo electrónico: choofer.envios@gmail.com
- PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE LOS DERECHOS
Los Titulares, sus causahabientes, representantes y/o apoderados podrán consultar, actualizar, rectificar y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales y/o en general ejercitar cualquier derecho previsto en la Ley y/o en esta Política, comunicándose por escrito con el área encargada al interior de CHOOFER COLOMBIA Cualquiera que sea el medio usado para comunicarse, el Titular del derecho deberá:
- Informar su nombre, identificación, dirección y teléfono de contacto.
- Demostrar su legitimidad en los términos mencionados anteriormente en esta Política, aportando los documentos necesarios para determinado fin.
- En caso de tratarse de una queja o reclamación, deberá incluir una descripción de los hechos que dan lugar a la reclamación y su pretensión (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
CHOOFER COLOMBIA, responderá a la petición del Titular dentro de los quince (15) días hábiles siguientes a la fecha de radicación de la misma. Si la información provista por el Titular está incompleta, el término anteriormente indicado se contará a partir del momento en el cual el Titular allegue la totalidad de la información necesaria para proceder con la petición.
En caso de solicitud de supresión de Datos Personales de las Bases de Datos, la supresión surtirá efecto a partir de la fecha en la que CHOOFER COLOMBIA responda a la petición.
- VIGENCIA DE LA POLÍTICA Y DE LAS BASES DE DATOS
Esta Política rige a partir del primero (01) de enero de 2024 Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en la Base de Datos de CHOOFER COLOMBIA con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron recolectados y máximo hasta el año 2098.
Recomendaciones para publicar la Ley de protección de datos en la página web:
Identificar las fuentes de captura y obtención de datos personales en el sitio web tales como los formularios de contacto y captura de datos dentro de la página, landing pages, suscripciones a boletines de noticias (newsletter) y promociones puntuales pues el correo electrónico es un dato
personal semiprivado. Una vez identificadas todas estas fuentes, se debe tener la autorización para el uso de datos personales y su finalidad.
No poner “Acepto términos y condiciones” Poner “Autorizo el tratamiento de mis datos personales”. En cuanto a la casilla de verificación, la sugerencia es NO tenerla seleccionada por defecto. El titular de los datos debe seleccionarla para que exista constancia de la autorización expresa del uso de sus datos personales.
Incorpora tu política de tratamiento de datos personales y tu aviso de privacidad en el sitio web. La recomendación es que esta información esté disponible para consultas y permanezca de manera visible dentro de la página web.
POLÍTICA DE COOKIES DE CHOOFER COLOMBIA
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navegación es un archivo originado en los portales web o aplicaciones, propiedad de CHOOFER COLOMBIA o de terceros autorizados y controlados, que se descarga y almacena en el explorador de su computador o dispositivo móvil de preferencia con el objetivo de obtener información sobre los hábitos de navegación, las preferencias y las transacciones utilizadas por el usuario. Estas Cookies se generan con el uso de una página web por parte de un usuario registrado o uno anónimo y les proporcionan a estos usuarios una experiencia de navegación más segura y confiable. NOTA: Las Cookies únicamente se pueden leer por el portal web en el que fueron creadas y no pueden leer o modificar información del computador o dispositivo de los usuarios.
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